Politique de confidentialité et de gouvernance

Date entrée en vigueur :  2024-09-18 

Dernière mise à jour :  2024-09-18 

Chez Plume IA, nous prenons au sérieux la protection de vos renseignements personnels. Cette politique de confidentialité décrit les moyens de recueillir les renseignements personnels, le type de renseignements personnels que nous recueillons, les raisons pour lesquelles nous les utilisons, l’accès à ces données ainsi que les mesures de sécurité appliquées pour protéger vos données.  Finalement, elle vous informe sur vos droits vis-à-vis vos renseignements personnels.

1. Comment nous recueillons vos informations personnelles

Pour l’utilisateur 

•  Lorsque vous vous inscrivez à notre application via notre application web ou cellulaire.
•  Lorsque vous naviguez sur notre site web (cookie/témoins)
•  Lorsque vous utilisez les fonctionnalités de notre application web ou cellulaire, entre autres lorsque vous enregistrez un audio 
•  Lorsque vous échangez avec nous via courriel

Pour les patients

• Lorsque votre professionnel de la santé enregistre une entrevue médicale avec vous

2.   Que recueillons-nous et pourquoi

Pour l’utilisateur 

• Nom, Prénom, Titre d’emploi, Lieu de pratique, Numéro de pratique, Date de naissance et Courriel électronique.
• Elles nous permettent de créer votre compte, vous authentifier, vous assister  et communiquer avec vous.
• Elles sont utilisées à des fins statistiques pour améliorer notre plateforme, nos services et notre service marketing.

Pour les patients 

• Les voix, les renseignements de santé contenu dans l’entrevue médicale (par exemple, l’âge, les antécédents médicaux, la raison de consultation, les symptômes associés, les habitudes de vie, la médication, etc) et toutes autres informations  contenues dans l’entrevue médicale entre le patient et l’intervenant de la santé
• Ces renseignements nous permettent de créer la note clinique

Autres

• Lorsque vous nous contactez par courriel, nous recueillons les renseignements personnels pertinents pour améliorer notre service, répondre à votre questionnement, répondre à vos interrogations sur la confidentialité, gérer une plainte ou tout autre demande.

3. Qui a accès aux données?

• Notre équipe de service à la clientèle a accès à la base de données pour donner du support aux utilisateurs. 
• Notre équipe technique a également accès à la base de données pour pouvoir vous épauler dans vos questionnements techniques en tant qu’Utilisateur de nos services.
• Notre responsable de la protection des renseignements personnels s’il y une problématique décelée (par. ex. incident de confidentialité) ou une demande de l’utilisateur/patient.
• Nous transmettons les données médicales dépersonnalisées à notre partenaire d’affaire AWS pour l’utilisation de leur modèle d’intelligence artificielle pour raffiner nos notes cliniques pour l’utilisateur. Considérant que ceux-ci sont basés aux États-Unis, nous nous sommes assurés d’encadrer contractuellement le transfert. Ils n’ont pas accès aux données d’identités des patients ni des utilisateurs car nous nous assurons de ne pas transmettre de tels renseignements.  

4. Comment protégeons-nous vos données?

Plume Ai comprend très bien la sensibilité des données que nous traitons et c’est pourquoi nous avons installé d’importantes mesures de sécurité 

• Les données des utilisateurs et des patients sont enregistrées sur nos serveurs AWS sécurisés au Québec, avec des protocoles de sécurité de pointe.
• Les données en transit et au repos sont encryptés.
• Les enregistrements audio sont aussitôt et automatiquement détruits dès qu'ils sont transcrits en texte sur nos serveurs locaux.
• Nous avons un contrat d’affaire avec AWS. Ainsi, nous utilisons leur service de traitement de texte sans sauvegarde de données de leur côté.  De plus, tous les transferts de données avec eux sont sécurisé par des moyens technologique de haut niveau.
• Nous dépersonnalisons, via un système d’intelligence artificiel local, les données envoyées à AWS pour s’assurer de leur confidentialité
• Finalement, nous supprimons toutes les données de transcription et de notes cliniques après 24 heures de leur création.

5. Mineur

Les mineurs ne peuvent pas créer de compte chez Plume IA. Les utilisateurs peuvent utiliser notre programme (enregistrer une entrevue) avec des mineurs de moins de 14 ans à la condition que leur titulaire consente conformément à la loi.

6. Facturation

La facturation des services est effectuée par une organisation externe spécialisée, et nous ne collectons ni ne conservons aucune donnée financière de nos utilisateurs. Toutes les informations liées au paiement sont traitées directement par notre prestataire de services de facturation conformément aux normes de sécurité applicables.

7. Cookie

Notre site utilise des cookies afin d'améliorer l'expérience utilisateur et de permettre certaines fonctionnalités essentielles. Les cookies sont de petits fichiers texte déposés sur votre appareil qui nous aide à analyser l'usage du site, personnaliser votre navigation, et fournir des services plus adaptés à vos besoins. Vous avez la possibilité de gérer vos préférences en matière de cookies ou de désactiver leur utilisation à tout moment via les paramètres de votre navigateur, mais cela peut affecter certaines fonctionnalités du site. Nous n'utilisons que les cookies nécessaires à la bonne marche de nos services et ceux conformes aux lois en vigueur.

8. Vos droits

Vous avez le droit :

• D’accéder à vos renseignements personnels que nous détenons sur vous. 
• De faire rectifier ou de mettre à jour vos renseignements personnels; 
• Pour l’utilisateur, une page de configuration des informations personnel est disponible
• De refuser l’utilisation de nos services via votre professionnel de la santé et ce, sans impact sur les soins prodigués. À tout moment, vous pouvez demander à l’utilisateur (votre professionnel de la santé) de supprimer votre entrevue via son interface.  Les données sont alors automatiquement supprimées de nos serveurs; 
• De déposer une plainte selon notre processus. 

Pour une question, une plainte, une demande ou un commentaire

info@plumeia.ca

Nous vous contacterons le plus rapidement possible.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Dr Jasmin Landry, président

Adresse : 34 Rue Allan, Brownsburg-Chatham, QC J8G 2L6

Courriel : info@plumeia.ca